Gasto inteligente: identifica a dónde va el dinero de tu empresa

Costos inesperados y falta de soportes de gasto son dos de los desafíos en la gestión financiera de una empresa.

La falta de información financiera suele ser una de las causas por las que una empresa pierde capacidad de adquirir un crédito o le resulta más costoso el financiamiento, como indica un estudio que recoge Virtus Interpress.

Otro desafío para las pymes es en temporada de impuestos, la suma de gastos pequeños, por ejemplo, termina en detrimento de las deducciones posibles. Los métodos de pago digital, como las tarjetas empresariales o corporativas, ayudan a mitigar este fenómeno.

Tarjeta empresarial y gasto inteligente

Dentro de las funciones que tiene la Tarjeta Empresarial Konfío está el “Gasto Inteligente”. Esta herramienta permite controlar los gastos de la empresa con precisión y transparencia.

La herramienta permite a los empresarios y a su equipo, a quién se le haya delegado un plástico, seguir el ciclo estándar de control del gasto:

  1. Captura inmediata: al realizar un gasto, simplemente toma una foto del ticket desde la app.
  2. Extracción automática de datos: la plataforma extrae automáticamente la información relevante para generar una factura, preparar la conciliación o generar reportes.
  3. Conciliación de facturas: cuando la factura está disponible en el SAT, Konfío la recupera y la concilia automáticamente con el cargo asociado, brindando precisión y orden en tus gastos.
  4. Reportes listos para ERP: descarga reportes en formato .csv para integrarlos fácilmente en tu sistema ERP.

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¿Cuándo aplicar el Gasto Inteligente en la empresa?

El Gasto Inteligente permite mantener un control riguroso sobre los consumos realizados tanto por ti como por los miembros de tu equipo. Aquí algunos ejemplos de los beneficios de utilizar esta función:

  • Cumple políticas de gasto: revisa en detalle cada transacción y asegúrate de que cumpla con las políticas de gasto de tu empresa.
  • Ahorro de tiempo: elimina el trabajo manual de ingresar datos; el proceso de facturación y conciliación se automatiza al capturar una foto del ticket.
  • Control sobre gastos adicionales: con las tarjetas adicionales de tu Tarjeta Empresarial, puedes controlar los consumos de tu equipo en tiempo real y recibir notificaciones al instante.
  • Histórico de gastos: guarda los tickets por hasta 6 meses, permitiendo una fácil auditoría y revisión posterior.
  • Flexibilidad en formatos: si no tienes un ticket físico, puedes adjuntar archivos como recibos de hotel, lo que te brinda flexibilidad en el tipo de documentos que puedes utilizar.

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Conciliación automática de facturas: cómo funciona

La conciliación de facturas con la Tarjeta Empresarial Konfío es un proceso que permite asociar gastos de manera eficiente:

  1. Cargo y ticket de compra: realiza un gasto con la tarjeta y asegúrate de pedir el ticket.
  2. Captura del ticket: toma una foto del ticket a través de la app.
  3. Generación de la factura: ingresa al portal del proveedor para generar la factura correspondiente.
  4. Asociación automática: una vez que la factura esté disponible en el SAT, Konfío la recupera y la asocia automáticamente con el cargo realizado.

Con Gasto Inteligente, tu empresa puede simplificar el control financiero y eliminar tareas manuales innecesarias, asegurando que todas las transacciones y facturas estén correctamente asociadas. 

Este sistema te permite optimizar tu flujo de trabajo, evitando errores y brindando mayor precisión en la gestión de gastos. Al registrar y centralizar todas las transacciones en una plataforma, aseguras una mayor transparencia y control sobre el manejo financiero de tu empresa, lo que te brinda certeza y confianza en cada operación realizada.