Las 6 tareas infaltables para prevenir un fraude en tu negocio

Un ambiente de control interno está basado en políticas y procedimientos implementados para garantizar la adecuada operación de la empresa.

Los procedimientos de control interno en contabilidad se pueden dividir en seis categorías, cada una diseñada para prevenir fraudes e identificar errores antes de que se conviertan en problemas, hablemos de esas categorías:

1. Segregación de funciones

La segregación de funciones implica dividir la responsabilidad de la contabilidad, los depósitos, la presentación de informes y la auditoría. Con estas tareas separadas existen menores posibilidades de que un solo empleado cometa actos fraudulentos. Para las pequeñas empresas con solo unos pocos empleados de contabilidad, compartir responsabilidades entre dos o más personas o requerir que tareas críticas sean revisadas por los compañeros de trabajo puede servir para el mismo propósito.

2. Controles de acceso

Controlar el acceso a diferentes partes de un sistema de contabilidad a través de contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico puede mantener a los usuarios no autorizados fuera del sistema. Al mismo tiempo, proporciona una forma de auditar el uso del sistema para identificar la fuente de errores o discrepancias. El seguimiento a los accesos también puede servir para evitar intentos de acceso fraudulento.

3. Auditorías Físicas

Las auditorías físicas incluyen el recuento manual de efectivo y cualquier activo físico rastreado en el sistema de contabilidad, como inventarios, materiales y herramientas. El recuento físico puede revelar discrepancias ocultas en los saldos de las cuentas contables. El conteo de efectivo en los puntos de venta se puede hacer diariamente o incluso varias veces por día. Para verificaciones más grandes como el inventario de mercancías o activo fijo se deberán realizar conteos manuales, estos pueden realizarse con menos frecuencia, tal vez en forma anual o trimestral.

4. Documentación

La estandarización de los documentos utilizados para las transacciones financieras, como facturas, solicitudes internas de materiales, recibos de inventario e informes de gastos de viaje, puede ayudar a mantener la consistencia de los registros a lo largo del tiempo.

5. Conciliaciones

Las conciliaciones contables garantizan que los saldos del sistema contable coincidan con los saldos de las cuentas de terceros, incluidos bancos, proveedores y clientes de crédito. Aunque podría parecer una duplicidad de trabajo, es conveniente realizarlo para cruzar información y confrontar cualquier diferencia observada.

6. Límites de aprobación

Exigir que gerentes o directores autoricen cierto tipo de transacciones conlleva una responsabilidad de los registros contables demostrando que las transacciones han sido vistas, analizadas y aprobadas por las autoridades correspondientes. Exigir aprobación para grandes pagos y gastos puede evitar que empleados malintencionados realicen grandes transacciones fraudulentas con fondos de la compañía.

Debes considerar la importancia de llevar contabilidad en tu negocio ya que te permitirá contar con información para tomar decisiones y conseguir tus objetivos planteados. Además de esto, la contabilidad te proporciona una guía del comportamiento operativo de tu empresa pudiendo hacer los cambios de estrategia en caso de ser necesario.

Una vez teniendo la contabilidad implementada se deben de considerar las 6 tareas infaltables de control interno que mencionamos ya que estas te permitirán prevenir fraudes así como eliminar vicios o malas intenciones de tus colaboradores.

El uso de estas tareas no es exclusivo de las grandes empresas, por el contrario, si las aplicas desde un inicio estarás brindando las bases para hacer crecer tu empresa.