Descubre la nueva tecnología para administrar tus documentos

La búsqueda de herramientas para el manejo de información de manera eficiente es cada vez más importante. La protección de datos, la seguridad en el manejo de la información, la correcta administración, la transformación de procesos a un ambiente digital son los principales motivos por los cuales una empresa busca herramientas útiles, eficientes y fáciles de utilizar, además de la nueva realidad a la que nos enfrentamos y la búsqueda en la reducción de costos.

¿Qué debo de buscar en un administrador de documentos?

Un administrador de documentos debe de brindar a una empresa la facilidad de automatizar el proceso de manejo de documentos, desde la creación, firma y almacenamiento de cualquier documento.
Este tipo de herramientas de LegalTech, están diseñadas para el uso de cualquier departamento de una empresa, desde el área legal, recursos humanos hasta el área de ventas.

¿Por qué debes suscribirte a un administrador de documentos?

Una de las razones más inminentes para suscribirte a un administrador de documentos se debe a la nueva normalidad a la que nos enfrentamos, en donde las negociaciones de cualquier transacción se han traducido a plataformas digitales. Por lo anterior, el manejo de la documentación debe de sufrir una transformación a medios digitales para la negociación eficiente de dicho documentos, reduciendo las reuniones presenciales y firmas.

Por otro lado, la seguridad del manejo de datos se ha vuelto un elemento más importante que nunca. Una herramienta digital permite tener el control sobre el acceso a la información.

La transformación digital de la información, permite el estudio de las transacciones y emisión de reportes de manera automatizada, generar notificaciones con el objetivo de eliminar atrasos y siempre estar al día con las obligaciones de la empresa. Es una transformación inminente que facilita la administración de cualquier empresa.

¿Qué funcionalidades ofrecen los administradores de documentos?

 

• Creación eficiente de documentos

Un administrador de documentos no solamente debe de permitirse almacenar archivos, sino una herramienta inteligente para personalizar cada documento que necesites. Mediante el manejo de etiquetas para establecer campos editables en cada documento y así reducir el tiempo de modificación/personalización y eliminar los errores humanos.

• Herramientas de colaboración

Una de las funcionalidades más importantes en un administrador, son las herramientas de colaboración para el envío a revisión del documento, edición e historial de versiones. Este tipo de herramientas son útiles para la negociación de cualquier documento y la reducción de tiempo en el cierre de cualquier transacción.

• Firmas electrónicas

Un administrador de documentos debe de contar con la funcionalidad de firmar documentos de manera electrónica. Este punto es el broche de oro para el cierre de cualquier operación, porque te permite dar por concluida cualquier tipo de transacción mediante la firma del documento.

El uso de firmas electrónicas, además te permite obtener mayor seguridad sobre la firma del documento al ofrecer verificación de la identidad, presunción de autoría sobre la firma y presunción de integridad sobre el documento.

• Almacenamiento

El almacenamiento en la nube permite el resguardo de la información prácticamente de manera ilimitada, teniendo toda la información que necesitas en un solo lugar y a tu plena disposición 24/7.

• Seguridad en el manejo de los datos

Un administrador de documentos permite la verificación y ​trackeabilidad de cada acción realizada dentro de la plataforma. Al contar con diferentes usuarios con diferentes permisos permite tener un mayor control sobre quién tiene acceso a la información y las acciones que puede ejercer sobre dicha información. Además, una herramienta digital resguarda la información de cualquier pérdida o desastre natural, a diferencia de mantener la información en papel.

• Precios accesible

El papel representa el 60% de los gastos de papelería de una PYME. Contar con un administrador electrónico de documentos permite reducir dichos costos y transformarlos en una herramienta accesible que ronda entre los $2,000 y $6,000 pesos mensuales, por los cuales tendrás acceso a una amplia lista de funcionalidades.

Las herramientas de ​administración de documentos permite estandarizar la comunicación entre los diferentes departamentos y agilizar los procesos internos, con clientes y proveedores e incluso inversionistas en cualquier empresa.

Te invitamos a descubrir las diferentes plataformas de LegalTech que te ofrecen las mejores herramientas para el manejo de tu información. Puedes disfrutar de un periodo de prueba de 7 días sin costo alguno en ​www.easylex.com para comenzar a transformar el manejo de documentos dentro de tu empresa, tener procesos más eficientes, adaptarte a la nueva normalidad e incluso ayudar al medio ambiente reduciendo el uso de papel.

 

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