Prepara tu negocio para el CFDI de nómina 4.0

La obligación del CFDI de nómina versión 4.0 a partir del 1 de julio de 2023, tras la prórroga anunciada por el SAT el 31 de marzo, representa un buen momento para que las Pymes verifiquen si están listas para cumplir sin sobresaltos sus timbrados y otras obligaciones fiscales.

Entre las ventajas de una nómina presentada correctamente están, por un lado, evitar sanciones de la autoridad que pueden costar dinero y tiempo y, por otro, generar un incentivo entre los colaboradores para que mejoren su desempeño al recibir sus remuneraciones a tiempo y con claridad en los conceptos.

Las Pymes, sin embargo, pueden crear una ventaja competitiva si la obligación del uso del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) 4.0 sirve para actualizar la información de cada trabajador y modernizar sus sistemas para mejorar la operación del negocio.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) registró en abril de 2023 un total de 83 millones 039 mil 220 contribuyentes activos, de los cuales 48 millones 791 mil 392 eran asalariados (PF) y 31 millones 766 mil 295 personas físicas.

También estuvieron 2 millones 383 mil 031 personas morales, 85 mil 653 grandes contribuyentes como personas físicas y 12 mil 849 grandes contribuyentes como personas morales.

Además, con información preliminar al 30 de abril de 2023 la recaudación acumulada fue de un billón 598 mil 756 millones de pesos, lo que representó un incremento de 140 mil 802 millones frente al mismo periodo de 2022 y un crecimiento real de 2.4 por ciento.

En vísperas de que sea ineludible la obligación del CFDI 4.0, resulta oportuno que las Pequeñas y medianas empresas (Pymes) comprueben si están listas para generar su nómina con tranquilidad o si, al contrario, deben actuar con urgencia si algo falta.

La información

Las áreas de dirección, contabilidad y recursos humanos deben revisar si la empresa cuenta con toda la información precisa y actualizada de los trabajadores, y evitar discrepancias con la que está en los registros del SAT.

Los empleados deben tener su Registro Federal de Contribuyentes (RFC) con homoclave, nombre completo y código postal del domicilio fiscal registrado, a fin de que se les emita factura o comprobante de nómina. Los empleadores a su vez pueden obtener datos de inscripción en el RFC de sus colaboradores mediante el procedimiento señalado en la ficha de trámite 320/CFF.

En este marco, aunque no es una obligación, pueden exponerse a los trabajadores los beneficios de tener actualizados sus datos fiscales, así como de contar con sus contraseñas y e.firmas vigentes.

Los sistemas

La oferta de soluciones de nómina para las Pymes es amplía y diversa, lo cual beneficia al negocio pues puede definir o actualizar herramientas a la medida de su tamaño, recursos y giro, además de que los proveedores ofrecen generalmente cotizaciones y pruebas sin costo.

Las soluciones pueden instalarse en sitio o funcionar en la nube, pero es importante que respondan al marco legal vigente, incluyan conceptos e incidencias que integran la nómina de la empresa, se actualicen sin complicaciones conforme a las necesidades, faciliten la migración desde y hacia otros sistemas, y cuenten con respaldo de datos.

El área contable del negocio debe involucrarse en la selección de las soluciones que más se adapten a la Pyme y conviene tener al menos un par de alternativas, en caso de que sea necesario migrar a otros sistemas por cambio en las condiciones o emergencia.

Guías y otras herramientas 

El SAT emitió un conjunto de guías para facilitar la transición hacia el CFDI 4.0, como son las de llenado del CFDI global, de llenado de CFDI de nómina, de llenado del comprobante de recibo de pago de nómina y su complemento, y el anexo 20 de llenado de los comprobantes fiscales por Internet. 

Una opción es la herramienta que ofrece el SAT para generar recibo de nómina cuando se hacen pagos a trabajadores por sueldos, salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado a contribuyentes asimilados a salarios.

El marco legal

Aunque el software facilita a las Pymes el timbrado de nóminas, es importante que las áreas de contabilidad y finanzas observen con anticipación el diseño que la autoridad hace sobre la Miscelánea Fiscal de cada año, sus anexos y ajustes, y la versión final en el Diario Oficial de la Federación.

Ello les permitirá prever los cambios a los sistemas de la empresa con oportunidad y sin complicaciones, pero también detectar las oportunidades.

Konfío ofrece a las Pymes que proyectan actualizar sus sistemas contables la tarjeta de crédito empresarial, con la cual pueden elegir de 3 hasta 12 meses para pagar sus compras con tasa preferencial y hace posible automatizar la conciliación de facturas.