¿Cómo elegir un ERP o sistema administrativo para mi negocio?

A diferencia de otros posts en los que entro de inmediato al tema, en este quiero primero explicarles como llegué al tema de este y que es lo que realmente intento responder.

Todos los días tenemos preguntas como: “¿Qué tiene ERP – Software administrativo  a diferencia de otras plataformas?, ¿Cómo sé que es el bueno?, ¿Mi información está segura?, ¿Cómo sé que mañana van a seguir existiendo?,… Y a veces ni siquiera son preguntas sino afirmaciones como “Yo aún no necesito algo así” o “Es mucho para nosotros”.

Son tantas las preguntas que decidí escribir esto para saber quién necesita un sistema administrativo y quién no y luego como seleccionar el que más va con mi negocio.

¿Cuándo necesito un sistema administrativo para mi negocio?

Advertencia: Esta respuesta viene de alguien que odia profundamente perder su tiempo…

La respuesta es ¡Ya! Si no lo tienes corre por uno. No porque sin el tu negocio no crece, es porque sin el tú no creces y si no creces tú, tu negocio tampoco.

En una encuesta que hicimos los dueños de negocio gastan entre 16 y 73.5 horas al mes en hacer labores administrativas… ¿Te imaginas lo que podrías hacer con esas horas? Puede ser que un sistema no te ahorre el 100% de ese tiempo, pero cualquier sistema decente te puede ahorrar la mitad de eso fácilmente. Un sistema serio entre 80% y 90%… ¿Qué harías con 40 o 50 o 60 horas más al mes?, ¿Qué tal un mes más al año?, con todo ese tiempo libre ya no hay pretexto casi para nada.

Dicho lo anterior… ¿Cómo elegir el que yo necesito?

 Yo lo resumiría en 3 cuestiones básicas:

1. Qué me sirva para controlar bien mi negocio
2. Qué me ahorre tiempo, que no me lo quite
3. Que quien lo fabrique tenga una visión similar a la mía.

Voy a detallar mi pensamiento en cada una:

1. Que me sirva para controlar bien mi negocio

La palabra clave aquí es “bien”. Voy a poner dos ejemplos muy claros que nos pasan todos los días (aunque algunos del equipo comercial de ERP – Software administrativo no les haga tanta gracia 😉).

Ejemplo 1: Llega un nuevo negocio que quiere operar con  y nos dice: Soy una comercializadora de artículos de decoración, importo los productos, los vendo en sucursal y directo a empresas, vendo en línea y quiero llevar mi control de gastos.

Nuestra respuesta franca (como siempre intentamos que sea) es si, te podemos ayudar, y le mostramos todo lo que se necesita para llevar al límite cada proceso, desde cómo hacer compras de artículos importados, hasta el uso del Punto de Venta, de una cotización, etc. Esto significa “bien” – de hecho “muy bien”-, pero con “bien” es suficiente.

Ejemplo 2: Llega un negocio que confecciona trajes a la medida, sus clientes compran tela, la llevan al negocio, el sastre toma las medidas y una semana después le entrega el traje al cliente.

Aquí es donde la cosa se complica un poco. En este caso la empresa es de servicios, no tienen compras porque el cliente trae la materia prima y cobran por el servicio del sastre.

Si lo que quiere controlar el dueño del negocio es la venta, la facturación, las cuentas por cobrar al cliente y los gastos del negocio, ERP – Software administrativo le resuelve el problema muy bien. Sin embargo, si lo que quiere controlar es cuanto le cuesta el proceso de transformación de un traje o sacar costos prorrateando costos a ventas probablemente no es la mejor opción (al menos por ahora), porque no tiene un módulo de producción con control de prorrateo, lo que necesita no es un ERP es un MRP.

Lo fácil es empezar a usar una aplicación, pero si no cubre con el problema principal que tengo, eventualmente lo dejare de utilizar, y entonces habrá sido un error empezar a usarlo.

No quiero decir que tenga que cubrir con cada aspecto del negocio al 100%, solo que los procesos más críticos los tiene que resolver de forma excelente, si no seguro no es la mejor opción.

2. Qué me ahorre tiempo, no que me lo quite

El recurso más valioso que tiene un negocio es el tiempo de la gente que trabaja, por lo que un sistema tiene siempre que ahorrarme tiempo.

La mejor forma de asegurarme que un sistema no me requiere más tiempo del que le dedico es fácil, solo hay que medirlo.

Por ejemplo: si llega un cliente a mi sucursal y tardo en cobrarle 2 minutos y con un punto de venta tardo 60 segundos es muy claro que es lo que más conviene. Que no te de pena tener tu cronómetro al lado en lo que atiendes al cliente el también te lo agradecerá la siguiente vez que vaya y lo atiendas más rápido.

Pero ¿qué pasa cuando tomo el tiempo y sin punto de venta me tardo 30 segundos y con el punto de venta 60 segundos? Ahí la respuesta no es tan obvia… a esos 30 segundos debería de sumarle al tiempo que me tardo en hacer el corte de caja, contar el dinero y comprobar que es lo que debería tener, recontar mi inventario para saber las mermas que tengo, ahí es dónde realmente los tiempos se disparan.

 Mi recomendación: el tiempo que tardas no solo es cuando operas, sino también cuando controlas y cuando administras, y ahí es donde los dueños de negocio pierden su vida (broken heart)

Si además de ahorrarme tiempo en operar y administrar me da información inmediata para tomar decisiones, ya no solo me ahorra tiempo sino también dinero, y eso si que es bienvenido.

3. Qué quien lo fabrique tenga una visión similar a la mía

Utilizar un sistema es como un matrimonio, nos vamos a dedicar mucho tiempo y más vale que nos llevemos bien. Y el divorcio de un negocio con su sistema puede ser muy doloroso, y mientras más anticuado el sistema mucho más doloroso.

¿Cuántas veces han escuchado a alguien que no le gusta lo que usa, pero ya es muy difícil cambiarse?

Abrir un negocio es una de las decisiones más importantes de la vida y el objetivo siempre es que sea un gran negocio, que nos de tranquilidad, que nos emocione, que genere buenos ingresos y en general que nos haga felices.

Nadie abre su negocio con la ilusión de hacer una factura (de cobrarla si, jajaja, pero no de hacerla), tampoco con la ilusión de hacer su contabilidad, de calcular su costo de ventas o de hacer declaraciones. Todos abrimos negocios con la ilusión de hacer lo que nos gusta. El que desarrolla el sistema tiene que estar en dónde tu estás, entender tus problemas, pero sobre todo ayudarte en tu sueño de hacer grande tu negocio.

Así que yo sugiero “casarse” con quién se parezca más a ti. Investiga quién está atrás de quién fabrica tu software, habla con los ingenieros, con los responsables de producto, con soporte o ventas.