Formas de llevar el control de tu tienda en línea

Si ya vendes en línea o pretendes vender, saber cómo controlar tus productos, ventas y gastos es básico, igual que en cualquier negocio.  Para esto, conoce qué alternativas tienes para hacerlo y cuando deberías escoger una u otra.

Analicemos algunas de ellas:

1. El básico: Cuaderno o Excel.

Lo bueno: Esta opción es muy común por ser la más accesible, es barata, y con algunos conocimientos en sumas y restas, podrías crear un flujo básico.

Lo malo: La actualización de la información es completamente manual. Es decir, si vendes algo, tú tienes que actualizar las existencias a mano, y el riesgo al error es muy probable.

Mientras más vendas, más complicado será mantener el archivo actualizado, y la falta de tiempo hará que olvides algunos movimientos.

2. Control básico incluido con tu tienda en línea

Lo bueno: Si utilizas una tienda en línea con esta función cada venta que online, hace que se descuentan automáticamente las existencias. Esto, definitivamente ya es un progreso. Por lo menos ya no tienes que descontar a mano las existencias.

Lo malo: Lo único que tienes controlado son las ventas. Pero para mantener los inventarios actualizados tienes que sincronizar también la mercancía entrante. Es decir, tienes controladas las existencias a la baja, pero no para aumentarlas.

Entonces, puedes cometer los mismos errores al registrar a mano el aumento en existencias.

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3. Nivel Intermedio: Usar un software solo para el control de inventarios.

Llegar a esta etapa te va a poner en otro nivel con respecto a tus competidores.

Lo bueno: Ahora sí, puedes tener el control de los inventarios tanto en las entradas como en las salidas. Puedes tener acceso a otras funciones muy útiles como, por ejemplo; definir cuanto es lo máximo que debes tener de existencias de un producto o incluso cuando debes reordenar para que no te quedes sin producto para vender. Recibir alertas de cuando un producto está en un nivel más bajo de lo que debería y más.

Lo malo: No todos los sistemas son económicos y deberás de fijarte muy bien que se pueda conectar con la tienda en línea que estás usando y si puedes combinar sistemas de venta online y offline. Si no, vuelves a caer en todos los problemas de desincronización, actualizaciones manuales, y lejos de ayudarte van a complicar la administración de tu tienda.

4. Nivel Avanzado: Justo lo que necesitas.

Este nivel no tiene pero que valga, ya que utilizarías un sistema que se adapte a tu tienda o tiendas en línea, tu forma de vender online y offline.

¿Y qué pasa si vendes en más de un canal? Primero, entiéndase por canal cualquier medio para vender. Puede que sea una tienda online y una tienda física, o más de una tienda física o más de una tienda online, o varias tiendas online y varias físicas, o cualquier combinación.

Lo que tienes que resolver es tener la información centralizada y sincronizada sin importar por donde se venda. Es decir, si vendo en la tienda física, que se descuenten las existencias en la tienda online y viceversa.

Si lo entendemos de esta forma, comenzarás a imaginar que, si en la tienda tienes tu equipo de punto de venta, de alguna forma debe reportar las ventas en cuanto suceden al sistema central.

Como ves, esto hace todo más complejo y antes, tener un sistema totalmente integrado era un lujo que solo las grandes cadenas o grandes franquicias podían darse. Hoy las nuevas tecnologías lo ponen al alcance para cualquier tamaño de negocio.

No se te olvide: ¡Las compras también deben estar sincronizadas!

Prácticamente hasta ahora tenemos la información de las ventas en tiempo real. Pero, ¿recuerdas el tema de los aumentos de inventario? Esto afecta también a las existencias disponibles, entonces las compras que son las que aumentan inventario, es necesario sincronizarlas.

Dependiendo de tu proceso y la complejidad de tu operación, puede ser que recibas la mercancía en una ubicación, como por ejemplo un almacén, y tengas que traspasarlo a otras ubicaciones. Esto claramente, también debe estar sincronizado y actualizado.

Y así como compras y ventas deben de estar registrados en tiempo real, un buen proceso se resumirá en poder responder siempre: ¿Cuánto estoy ganando exactamente?

Al momento de registrar la compra debemos registrar el costo del producto. Si me has seguido hasta este punto, notarás que con esto estamos completando la información financiera.

Si registraste a cuánto compraste y en cuanto estas vendiendo cada unidad… ¡puedes calcular exactamente cuánto ganas independientemente de donde lo hiciste! Y aunque parezca obvio, a veces pensar que es una simple resta, hace que lo dejemos para después, desconociendo si realmente estamos teniendo ganancias.

Y bueno, sabrás que estos cuatro puntos son solo una parte para poder llevar bien los números de tu tienda. Pero hay muchos otros puntos importantes como: facturación, cuentas bancarias, empleados, etc.

Controlar los puntos restantes, yo le llamaría que es convertirte en un verdadero empresario, y te aseguro que harás que crezca tu negocio, descubriendo a tiempo problemas que a lo largo del tiempo hacen que los negocios no avancen. Pero esos los veremos el próximo post.

En conclusión, el adecuado control de los inventarios es crítico para el éxito de una empresa que comercializa. La tecnología de nube hace posible consolidar todas las operaciones sin importar el lugar ni el tamaño de la empresa.

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