Pymes: cuando delegar es necesario para crecer y sobrevivir

Hay puntos de inflexión en el tránsito de crecimiento de las empresas. Uno de ellos es la ampliación del equipo, otro, el desprendimiento de su líder o fundador  para que estos nuevos integrantes asuman la responsabilidad de decidir.

Uno de los aspectos por los cuales fracasan las empresas está relacionado con la falta de habilidad de sus líderes para delegar, especialmente en empresas pequeñas y mediana en fase de crecimiento. Para el escenario mexicano, ya en 2014 se había diagnosticado que 4 de cada 10 empresas fracasan por problemas en la administración, la misma proporción de aquellas que lo hicieron por falta de financiamiento.

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Delegar no es sencillo, en particular para las pymes. Se trata de una de las transiciones más difíciles en el crecimiento de una empresa, a criterio del Harvard Business Review. Un líder que pone manos a la obra en una empresa pequeña puede ser una virtud, pero es un problema cuando la empresa comienza a crecer.

¿Cuáles son los requisitos para delegar en una empresa?

Aprender a estar menos involucrados, pero ser cada vez más esenciales. Es lo que concluye el análisis de Harvard Business Review. Consiste en impulsar al equipo en cuanto a la comprensión de los objetivos, de la visión y la motivación para que se hagan las tareas de acuerdo con los criterios de negocio. La otra cara de la moneda es dejar que el equipo, con esos parámetros, defina los planes y ejecute las tareas.

Identificar las razones correctas. Los líderes suelen ser más propensos a delegar cuando el resultado probablemente resulte mal, sea porque las condiciones son adversas o porque las metas suelen ser demasiado retadoras. Al menos así lo indican dos estudios académicos citados por The Economist. El camino es definir un marco para la toma de decisiones que ayude a identificar con claridad los objetivos, las prioridades, responsables y momentos clave de comunicación. Los instrumentos más comunes son para optimizar el proceso de decisión:

• Modelo RACI (cómo ponerlo en práctica)
• Modelo DARE (elementos para activarlo)
• Modelo DACI (ejemplos de uso)

Aprovechar el potencial del equipo. Se trata de trabajar en tres frentes: construir confianza en las decisiones del resto del equipo, fortalecer los medios de información sobre lo que sucede y dar visibilidad del qué, no tanto del cómo. El objetivo en este punto es optimizar el tiempo que el líder tiene para comprender qué sucede, establecer una comunicación eficiente sobre cómo guiar las tareas que se estén desarrollando y facilitar que lleguen los resultados. El tiempo que  no se utilice en estas tareas será para otras, relacionadas con la construcción de relaciones, identificación de oportunidades y todo aquello que se vislumbre en el futuro de la empresa.

Delegar las finanzas de la pyme

Si delegar trae sus desafíos, los aspectos delicados de la empresa como las finanzas añaden un grado de dificultad. No sobre recordar que en el fracaso de las empresas, las causas administrativas y financieras tienen la misma proporción de impacto.

Para acotar los riesgos en este escenario se pueden tomar como ejemplo los aspectos de gastos y cobros donde hay riesgos en la mezcla delegación-finanzas. Es decir, puede haber problemas en el modo en cómo ingresa el dinero y en cómo se invierte. La lista puede ser larga, pero podemos mencionar gastos injustificados, pérdida de visibilidad del costo o de los productos o servicios adquiridos, cobros correctos pero no documentados y vacíos de información que terminan levantando suspicacias.

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¿Cómo mitigar los riesgos? Sistematizando los flujos de trabajo. En otras palabras establecer con claridad responsabilidades, objetivos y fuentes de información durante el proceso de gasto como en el de cobro. Para sistematizar, es clave también la tecnología, de hecho, una fuente de riesgos en el caso de adquisiciones y compras  es el procesamiento manual.

Control de gastos y control de cobros

Para llevar el control de gastos y estar informados, se puede aprovechar la tecnología que ofrecen los productos financieros. Por ejemplo, una Tarjeta Empresarial da acceso a fuentes de información sobre los gastos que se hayan hecho con ella, al igual que sucede con las cuentas bancarias. Esta transparencia ayuda a que los líderes sepan qué está pasando, y en el caso de la tarjeta Konfío, tiene una opción para delegar su uso definiendo roles, permisos y límites de gasto.

En el otro punto, el cobro por las ventas, hay herramientas similares cada vez más alineadas con lo que se conoce como cashless economy, o las economías en las que no se utiliza el efectivo. Las terminales de pago son un punto de lanza hacia ese futuro.

Las empresas de distinto tipo pueden aprovecharlas para acceder a los datos tanto de lo que se ha cobrado como de las devoluciones. Pero ¿cuál sería la mejor terminal punto de venta (TPV)? Para estos casos el mejor dispositivo es aquel que se complementa con herramientas para delegar. En el caso de las terminales de Konfío, que es el ejemplo más cercano, también se pueden gestionar roles y permisos. Adicionalmente, los reportes se pueden descargar para alinearlos con otros medios de sistematización, como un ERP. Se puede saber, por ejemplo, quiénes han cobrado y cuánto, así como la información de las devoluciones, para luego tomar decisiones sobre esos datos.

Este tipo de productos financieros permiten a las empresas acceder a información sin necesidad de invertir en sistematizaciones costosas y facilitar la delegación de funciones y tareas.

¿Cómo delegar en 4 pasos?

• Comunicar claramente las tareas y objetivos a alcanzar: se trata de explicar de manera precisa y detallada lo que se espera de cada miembro del equipo al delegar una responsabilidad.

• Definir los canales de comunicación: deben ser  abiertos y accesibles, de manera que todos los miembros del equipo puedan expresar sus dudas, avances,  inquietudes o sugerencias de manera efectiva.

• Aprovechar la tecnología: para sistematizar los medios de información, identificar datos relevantes y tener visibilidad de lo que sucede para ofrecer guía al equipo.

• Establecer plazos realistas:  conocer la complejidad de los proyectos y consultar la factibilidad de las tareas para definir fechas alcanzables.