¿Cómo digitalizar la gestión de nómina?

Las microempresas dedican aproximadamente 492 horas al año a trámites administrativos, el equivalente a unas 41 horas mensuales. De este tiempo, una parte considerable se destina a la gestión de nómina, señala México Evalúa.

A medida que una pyme crece la gestión de la nómina, una tarea que debe hacerse quincena tras quincena, va ganando complejidad.

Este proceso es uno de los que mayor tiempo demanda de los negocios, sin importar su tamaño o sector de actividad. El personal de RR.HH. dedica entre el 20% y el 30% de su tiempo a la administración de personal y gestión de nóminas, de acuerdo con un estudio de  IESE Business School

La transformación digital se ha convertido en un paso esencial para optimizar el flujo de trabajo empresarial, especialmente en la gestión de nómina. Este proceso implica manejar todos los trámites de pago y emisión de recibos de forma digital.

Beneficios de gestionar la nómina de manera digital 

Gestionar la nómina de manera digital es un paso crítico para los responsables de estos procesos, ya que impacta de manera positiva en varios rubros: 

  • Productividad optimizada: la automatización de procesos de nómina puede reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas en un 50%, permitiendo al equipo de Recursos Humanos enfocarse en actividades estratégicas.

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  • Reducción de costos: al digitalizar todos estos procesos, los costos de operación pueden reducirse, ya que no hay impresiones y formatos físicos de por medio. 
  • Automatización: varios procesos pueden ser automatizados gracias a estos sistemas digitales, por lo que los tiempos también se verán mejorados. 
  • Alta eficacia: la tecnología especializada suele mejorar la eficiencia, evitando así errores humanos que podrían mermar la operación. La automatización de procesos de nómina puede disminuir los errores en los cálculos hasta en un 90%, asegurando pagos precisos y puntuales a los empleados.
  • Integralidad: las plataformas modernas permiten a las organizaciones contar con espacios digitales integrados, lo que facilita la búsqueda de archivos e información importante. 
  • Adaptación: con un sistema adecuado las empresas pueden transitar hacia nuevas realidades o adaptarse con mayor facilidad a sistemas híbridos y/o remotos. El 90% de los directores ejecutivos afirman que la adopción de un modelo de trabajo híbrido contribuye directamente a la reducción de costos.

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  • Reportes especializados: las pymes pueden acceder a data valiosa que les permitirá conocer con mayor detalle los procesos y tiempos de gestión.  
  • Registro de asistencia integrado: al gestionar la nómina digitalmente, el registro de asistencia de los colaboradores puede integrarse en la misma plataforma. Esto permite calcular la nómina con base en la asistencia y puntualidad, eliminando pasos manuales y asegurando precisión y transparencia en los pagos.

¿Cómo elegir la herramienta de gestión de nómina para mi negocio? 

Existen varias herramientas que pueden aportar a la digitalización del proceso de nóminas, pero es muy importante conocer qué necesita cada organización.  

Antes de adquirir un sistema de gestión de nómina digital, las empresas deben visualizar con detenimiento qué problemas y procesos quieren resolver u optimizar, para así encontrar la opción que mejor cubra sus necesidades con una dinámica mucho más efectiva y con mejores resultados. 

¿Qué características debes tomar en cuenta antes de decidir aplicar algún sistema? Primero, revisa estas características al interior de tu pyme: 

  1. Tamaño del negocio 
  2. Sector de actividad  
  3. Principal necesidad en la gestión de nómina 
  4. Estado de ciberseguridad 

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  1. Tiempos de gestión de nómina 
  2. Cualidades y habilidades de los equipos responsables de gestión de nómina 
  3. Crecimiento de plantilla 
  4. Gestión de horas extras 
  5. Tiempo de resolución de reembolsos, pagos, controversias y más 

¿Cuándo necesito digitalizar la gestión de la nómina?

Digitalizar la gestión de nómina es crucial en varias etapas del crecimiento de una empresa, pero existen señales claras que indican que ha llegado el momento de hacer el cambio. Aquí te presentamos algunos escenarios donde la digitalización no solo es conveniente, sino esencial para una gestión eficiente:

  1. Incremento en el número de colaboradores: a medida que la pyme crece, gestionar manualmente el pago de sueldos, beneficios y descuentos se vuelve más complicado y propenso a errores. La digitalización simplifica la tarea, permitiendo un manejo ágil y preciso.

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  1. Errores frecuentes en el cálculo de pagos y beneficios: cuando comienzan a surgir errores en las nóminas, es una señal de que el sistema actual ya no es sostenible. 
  2. Falta de transparencia y trazabilidad: si resulta difícil obtener un historial de pagos, registros de asistencia o detalles de impuestos retenidos, la digitalización facilita la trazabilidad y el acceso a la información en tiempo real, mejorando la transparencia ante los empleados y las auditorías.
  3. Tiempo excesivo en tareas administrativas: cuando el equipo de Recursos Humanos destina demasiado tiempo en procesos manuales, como ingresar datos de colaboradores o hacer ajustes de última hora, es momento de considerar una solución digital. 
  4. Problemas con la normativa laboral: las leyes laborales están en constante cambio, y cumplir con ellas puede ser un desafío si no se tiene un sistema actualizado. Las plataformas digitales de gestión de nómina se actualizan regularmente para cumplir con las regulaciones locales, reduciendo el riesgo de multas o sanciones.

Una vez identificados estos puntos, puedes sumar a tu proceso un software que tenga todo lo necesario para ayudarte. Estas son características de estos sistemas que puedes tomar en cuenta antes de decidir trabajar con alguno: 

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  1. Usabilidad del sistema de gestión de nómina (para empleador y para empleados) 
  2. Ciberseguridad 
  1. Plataformas con espacios integrales, con la posibilidad de añadir módulos
  2. Reportería, acceso a información y datos relevantes para una toma de decisiones más informada 

5. Simulación de procesos 

Sumando un software de gestión de nómina, los negocios ganan la posibilidad de administrar todos los procesos relacionados vía internet, desde cualquier sitio, otra de las más grandes ventajas que otorgan esta clase de alternativas. Además de que una Tarjeta Empresarial propicia un fácil acceso para gestionar los costos de esta herramienta, con la posibilidad de diferir a meses los pagos sin afectar el flujo de caja del negocio.

¿Cómo influye un software de nómina en la productividad?

La incorporación de un software de nómina impacta positivamente en la productividad al optimizar los recursos y permitir una gestión más ágil y estratégica en varios aspectos de la organización:

  1. Enfoque en tareas de valor: al eliminar la carga operativa de la nómina, los equipos pueden dedicar más tiempo a actividades estratégicas, como mejorar la experiencia de los colaboradores, iniciativas de desarrollo y planes de retención de talento, incrementando el valor aportado a la pyme. Las organizaciones con estas estrategias registran un aumento del 25% en productividad y una reducción del 50% en la rotación de personal.

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  1. Agilidad en la toma de decisiones: un software de nómina facilita el acceso a datos detallados y actualizados. Esta disponibilidad de información permite que los líderes de RR.HH. y otros tomadores de decisiones respondan rápidamente a las necesidades de la organización y ajusten estrategias con base en datos sólidos.
  2. Reducción de la rotación de personal en RR.HH.: un sistema de nómina eficiente reduce el agotamiento en el equipo de RR.HH., ya que evita que tengan que lidiar con procesos tediosos y repetitivos. Esto ayuda a retener talento clave en el área de Recursos Humanos beneficiando indirectamente a todo el negocio.
  3. Impulso a la cultura de transparencia: la implementación de un software de nómina que permite a los colaboradores revisar su información en cualquier momento fomenta una cultura de transparencia. Esto eleva la satisfacción laboral, lo que repercute en una mejor actitud y compromiso de los empleados, promoviendo así un entorno productivo. El bienestar de los empleados incrementa las ventas en un 37% y mejora la productividad en un 31%, revela un estudio conjunto de la Universidad de Harvard y el MIT
  4. Optimización de la capacitación en nómina: un software intuitivo y fácil de usar reduce la curva de aprendizaje en procesos de nómina para nuevos integrantes del equipo, minimizando el tiempo y costo de la capacitación continua y permitiendo una adaptación rápida al rol.

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  1. Mejora de la eficiencia operativa en períodos de alta demanda: en momentos clave como el cierre de mes o fin de año, un software de nómina agiliza los procesos de cierre y reportes, permitiendo gestionar con precisión y rapidez pagos adicionales como el aguinaldo. Esto ayuda a mantener la productividad estable y evita la saturación del equipo en estos períodos de alta demanda.