¿Cuánto pierde tu empresa si los empleados no comprueban viáticos?

El próximo fin de semana tu empresa participará en una de las convenciones más importantes del año en tu industria. Los viáticos para cubrir alimentos y traslados de los empleados que te representarán están listos.

Entonces, tu empresa ya cumplió con apartar los vuelos, conseguir el hospedaje y depositar a tiempo los viáticos. La idea es que, después de un viaje de negocios fructífero, tus colaboradores comprueben sus gastos en un máximo de 15 días, pero esto no sucede.

Tú cumpliste, pero pasan los meses y hay algunos empleados que no hacen el mínimo intento por siquiera entregar tickets o una factura. Entonces aquí entra la duda de ¿qué tanto puede afectarme esto?

Viáticos, el dolor de cabeza de muchas empresas

Aunque no podemos generalizar, la realidad es que muchas empresas sufren con el manejo y comprobación de viáticos.

Según cuenta a Expansión Victoria Balboa, gerente de Comunicación y Relaciones Públicas de Edenred México, por cada 10 gastos que un empleado hace en transporte, alimentos y hospedaje, este deja de comprobar tres.

El problema es que esta práctica llega a “normalizarse” en muchas empresas que no dimensionan el problema que esto representa para sus finanzas.

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Pongámoslo de esta forma: según cálculos de la agencia de investigación Allied Market Research (AMR), tan sólo en 2017 las empresas en México gastaron más de mil 300 millones de dólares en viajes de negocios.

Ahora imagina cuánto de ese dinero terminó “perdido” por un mal manejo de cientos de empleados que “decidieron” no comprobar sus gastos y empresas que “permitieron” esa mala práctica.

¿Cómo evitar malas prácticas con los viáticos?

Aquí hay que ser sinceros y directos; en gran parte, el manejo ineficiente y la falta de comprobación se debe a las malas prácticas que tienen las empresas con sus propios recursos.

Victoria Balboa asegura a Expansión que carecer de una política de viáticos, autorizar reembolsos, depositar el dinero en la cuenta de nómina del empleado o dárselo en efectivo es parte de las malas prácticas que las propias empresas incentivan entre sus empleados.

Para evitar caer en esto es necesario, según diversos especialistas, contar con una política de gastos que sea realista y sobre todo funcional. No se trata de ser los más estrictos, simplemente hay que especificar a los empleados los diferentes procesos, lineamientos, requisitos y responsabilidades que se tengan cuando haya depósito de viáticos.

Usa la tecnología para ayudar a tu empresa

A pesar de la obviedad, muchas empresas ignoran el poder de la tecnología como herramienta para la solución de problemas. No hay que perder de vista que ya no vivimos en 1920, al contrario, nos encontramos en un momento en que la innovación tecnológica ha alcanzado la solución a casi cualquier problema.

En el caso de los viáticos, la tecnología sí tiene soluciones fáciles, funcionales y lo mejor de todo: GRATIS.

Poniendo solo un ejemplo, hoy en día las empresas tienen la capacidad de contar con servicios financieros que ofrezcan tarjetas corporativas. Estas sirven para uso exclusivo de cosas relacionadas a la empresa y tienen la capacidad de:

• Registrar movimientos.
• Validar comprobantes fiscales.
• Emitir alertas en caso de infracción a las políticas de gasto.
• Poner un tope de gasto.
• Especificar en qué tipo de “servicio” se puede disponer del dinero de la empresa.

Según diversos expertos, en México este tipo de tecnología ha comenzado a tener un crecimiento importante ante la necesidad de muchas empresas para ser más eficientes y estrictos a la hora de dispersar viáticos.

Este contenido busca informar a los empresarios mexicanos, una de las misiones de Konfío. Conoce más de nuestro crédito empresarial aquí.